GBIEEl concepto económico fundamental sobre el que un plan de mejora y optimización de compras y gastos debe sustentarse es el coste integral como medio de impactar en los márgenes y beneficios empresariales, y no el precio de compra o contratación.
Consideramos el coste integral como el resultado del producto del coste de adquisición unitario por la cantidad comprada y consumida. Esta simple fórmula nos indica que para que un plan de optimización alcance resultados y además sean relevantes para la empresa debe actuar sobre ambos términos: la variable económica y la variable técnica o de consumo (que es el coste de utilización o de uso). El tercer factor del coste integral es el coste de posesión de stocks (principalmente, para las compras de explotación o también llamadas directas aunque en las indirectas también impacta).
De ello deducimos cuatro consecuencias fundamentales:
1) Los planes de optimización no son gestión únicamente de una función sino de todas las funciones que participan en la cadena de valor que consume los productos y servicios a optimizar.
2) Si un plan de optimización solo se enfoca al coste o al consumo, puede dar como resultado un empeoramiento del coste integral, al no tener en cuenta los impactos que pueden aparecer en el otro factor no gestionado.
3) Puede darse el caso de que uno de estos tres términos del coste integral aumente respecto a la situación anterior, pero que la reducción en uno o en los otros dos términos sea tan relevante que resulte un coste total inferior del coste previo a la aplicación del plan.
4) Un plan de optimización no se gestiona nunca sólo por el precio de compra, sino por el coste integral del insumo
¿Cómo accionar un plan de mejora y optimización?
Diferenciaremos tres acciones: la supresión, la reducción y la optimización de una compra o de una contratación.
Entendemos por supresión cuando tras el análisis de necesidades resulta que la necesidad que origina la contratación no tiene justificación o sentido en la situación actual de la compañía.
La reducción se aplicará cuando se compruebe que la necesidad había aumentado de tal forma, que en las condiciones actuales se produce un exceso de contratación.
La optimización es una acción de creación de valor para la empresa y, por tanto, se puede considerar estratégica. Su impacto estratégico se deriva de que conseguimos mejorar algo que todo el mercado ya hace, y lo hace bien. Se parte de una compra o contratación de una necesidad satisfecha correctamente, a la cual se le aplican nuevas formas de hacer o consumir mejora su comportamiento en la obtención del resultado final. Una de las principales herramientas para esta acción es la innovación.