GBIEUna situación habitual que encuentro en mi labor docente con empresarios y profesionales en activo es la confusión en los conceptos básicos de la gestión empresarial. El ritmo frenético cotidiano no deja tiempo a la reflexión y practicar de vez en cuando lo que los americanos denominan el “back to basics”, volver a lo básico, a los principios. Estos principios básicos son los cimientos para desarrollar y afinar el criterio propio, condición necesaria para desarrollar una responsabilidad empresarial o directiva.
Con esta idea, voy a dedicar alguno de los próximos post a tratar temas básicos de Compras.
Uno de las cuestiones que me encuentro habitualmente es la confusión entre comprar y aprovisionar.
Compras gestiona a quién y cómo contratar vigilando que las variables económicas, financieras, estratégicas, técnicas y logísticas del acuerdo sean las adecuadas. Uno de los objetivos de esta gestión, entre otros, es asegurar que en la fase de consumo, es decir, en el aprovisionamiento, no se produzcan distorsiones por errores de definición de la transacción.
Aprovisionamiento gestiona el flujo físico de acuerdo con los términos de la transacción que ha pactado Compras (transacción que debe satisfacer las necesidades internas, incluidas las del propio aprovisionamiento). En este flujo físico tenemos la definición y análisis de las necesidades cuantitativas teniendo en cuenta los stocks más razonables y equilibrados , cuando se debe recibir el insumo, la comunicación al suministrador, el seguimiento, la recepción y la verificación de que la transacción sea correcta. A su vez, Aprovisionamiento genera el feedback necesario a Compras sobre el cumplimiento de lo pactado.
Sencillamente, Compras contrata y Aprovisionamiento consume.
No olvidemos que cuando estamos en el momento de aprovisionar, lo que cuenta es recibir los bienes y servicios en el momento y en la cantidad necesaria. El tiempo presiona para alimentar los flujos internos para llegar a nuestro Cliente. Importa un servicio sin distorsión del flujo.
Pero antes del intercambio físico, Compras, para asegurar un coste integral del insumo competitivo, con un riesgo de contratación controlado, y con una garantía de cumplimiento de la transacción alta, debe desarrollar procesos de gestión complejos que requieren un tiempo superior al de la necesidad física del Aprovisionamiento.
El reto es la coordinación entre ambos procesos y que consigan cumplir sus misiones respectivas.
Esperar al Aprovisionamiento para hacer la gestión de Compras es la garantía que uno de los dos procesos falle, y este siempre será el de Compras.
El primer paso para evitar este fallo es entender bien que actividades son de Compras y cuáles de Aprovisionamiento, en qué orden y cuando se deben realizar para asegurar el resultado correcto.