Cinco errores habituales en la Gestión de Compras

Comprar es contratar, Aprovisionar es consumir. Son dos procesos distintos con dinámicas y tiempos diferentes.

El proceso de Compras requiere de una serie de actividades, en algunos casos complejas, para asegurar contrataciones que no generen problemas en la fase de aprovisionamiento, con un comportamiento de costes apropiado, con unas condiciones financieras asumibles y con un riesgo limitado y medido.

Si esperamos al consumo para contratar el bien o servicio, el proceso de Compras nunca se realizará correctamente, porque en la fase de aprovisionamiento, una de las variables críticas es el tiempo limitado para dar servicio al flujo operacional. El proceso de Compras consume más tiempo que el disponible en el Aprovisionamiento para desarrollar todas las fases mínimas indispensables para que no haya problemas posteriores.

Pero tranquilos, es posible contratar algo y consumirlo posteriormente. Y es mucho más normal de lo que se piensa.

Dele tiempo a su gestión de Compras; su aprovisionamiento y operaciones se lo agradecerán.

Compras no debe enfocarse en Proveedores, sino en los Mercados. Quien se enfoca a Proveedores es Aprovisionamiento.

Se olvida que la relación Cliente-Proveedor se origina en la interacción que realizamos como parte de la Demanda con los ofertantes que constituyen la Oferta en un Mercado. El resultado de nuestra acción de mercado es la contratación de un proveedor o proveedores.

Los compradores deberían enfocarse en los mercados donde se adquieren los bienes y servicios para entender qué tipo de mercados son, qué dinámica tienen, el balance entre oferta y demanda, las complejidades técnicas y comerciales, etc. porque estos factores son los que determinarán la relación que tendremos posteriormente entre Proveedores y Clientes.

Si quiere entender qué pasa en sus Compras y cómo gestionar a sus proveedores, entienda antes los mercados donde los encuentra.

Este es un error tan arraigado que incluso se ha procedimentado en muchas Empresas.

No hay un número prefijado de ofertas para considerar una licitación bien ejecutada.

El número de ofertas a consultar dependerá del impacto económico de la compra, del tipo de mercado y del número potencial de ofertantes aptos, principalmente. Si tenemos una operación de impacto económico relevante, en un mercado sobreofertado y con muchos ofertantes potenciales aptos, ¿qué sentido tiene pedir sólo 3 ofertas? Cuántas más ofertas tengamos más precisa será nuestra percepción de los costes de adquisición en ese mercado y de las distintas opciones que nos ofrece la oferta lo que nos dará mayor seguridad a la hora de cerrar la contratación.

Otra cosa muy diferente es que, al final de la fase de consulta a los máximos ofertantes posibles se seleccionen las ofertas más idóneas para seguir en el proceso.

Captar la mayor información de costes de adquisición y de condiciones de contratación es un objetivo fundamental de cualquier licitación bien hecha.

Es muy habitual que la primera actividad cuando se inicia el proceso de Compras sea pedir ofertas. Una acción que puede derivar en enormes pérdidas de tiempo por ineficacia para el área de Compras, y en caso de conseguir cerrar una contratación, con altas probabilidades de error en la selección del proveedor.

Pedir ofertas es una fase intermedia del proceso, que viene precedida, antes de nada, de un estudio de mercado para conocer sus características básicas, de una definición de la necesidad a subvenir alineada con la dinámica de ese mercado, con una preselección de ofertantes aptos que elimine aquellas empresas que no alcancen el nivel mínimo necesario y con unas solicitudes de oferta completas y bien explicadas.

Aunque parece mucho trabajo, créanme, es mucho menos que el que supone iniciar el proceso por la petición de oferta sin esta preparación, que no llegue a nada porque la información recibida no sea útil y/o tener que solucionar las equivocaciones posteriores o las consecuencias de contrataciones erróneas.

Esta situación es muy habitual; el usuario adjudica un bien o servicio a un suministrador, y después le pasa la gestión a Compras para que negocie.

Seamos realistas…no hay negociación posible, porque la compra ya se ha hecho. Si el suministrador ya ha pactado previamente los aspectos técnicos y operativos de la operación, incluso fechas de prestación o entrega, el ajuste económico que se pretende obtener con una posterior “negociación” es una mera ilusión. La “mejora” de Compras, en la mayoría de los casos, ya estaba incluida en la oferta inicial, prevista para contentar y justificar al departamento de Compras del cliente.

Un cambio del flujo de este proceso genera espectaculares mejoras competitivas en los procesos de contratación. Hay que tratar todos los términos de las operaciones antes de cualquier decisión.